บทที่ 6 การวางแผนพัฒนาคุณภาพการผลิต
ความสำคัญของการวางแผน ถ้าจะถามว่าทำไม่ต้องมีการวางแผนอาจตอบได้ง่ายๆ ว่า เพื่อลดความไม่แน่นอนลงหรือลดความเสี่ยงให้เหลือน้อยที่สุด หากสถานการณ์ต่างๆ ในโลกมีความแน่นอนก็ไม่จำเป็นต้องมีการวางแผนคิดอยากจะทำอะไรก็ได้และก็ประสบผลสำเร็จตามต้องการด้วย แต่เพราะสถานการณ์ต่างๆ ไม่มีความแน่อนหรือมีความเสี่ยงจึงต้องมีการวางแผน
วัตถุประสงค์ในการวางแผน
1. การวางแผนทำให้รู้ทิศทางในการดำเนินงาน เมื่อผู้ปฏิบัติงานรู้ทิศทางการทำงานก็สามารถประสานงานกัน รู้ว่าควรทำอะไรและทำอย่างไรจะได้ผลตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ หากไม่มีการวางแผน นอกจากไม่รู้ว่าจุดหมายปลายทางอยู่ที่ไหนแล้วก็ยังก่อให้เกิดการสูญเสียหรือสิ้นเปลืองทรัพยากรอีกด้วย
2. การวางแผนทำให้ลดความไม่แน่นอนลง เพราะผู้บริหารจะมุ่งมั่นไปสู่จุดหมายปลายทางอย่างแน่วแน่ สามารถคาดคะเนการเปลี่ยนแปลงอันอาจเกิดขึ้นได้ดียิ่งขึ้น สามารถปรับเปลี่ยนให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงขณะเดียวกันก็เตรียมพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงอย่างเหมาะสม
3. การวางแผนทำให้ลดความเสียหายการซ้ำซ้อนกันของงานที่ทำ เนื่องจากการวางแผนทำให้รู้ทั้งวิธีการและเป้าหมายของงานจึงทำให้มีความชัดเจนในการทำงาน รู้ว่ากิจการรมใดควรทำก่อนหลังอย่างไร การซ้ำซ้อนและการสิ้นเปลืองจึงไม่เกิดขึ้น
4. การวางแผนทำให้รู้มาตรฐานในการควบคุม หน้าที่ขั้นสุดท้ายของการบริหารคือ การควบคุมให้เป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนด กิจกรรมที่สำคัญของการควบคุมคือมาตรฐานที่ให้เปรียบเทียบกับการปฏิบัติที่เกิดขึ้นจริง การวางแผนจึงกำหนดมาตรฐานได้แน่นอนชัดเจนว่างต้องให้ได้ผลงานอย่างไร
ข้อดีของการวางแผน
การวางแผนจะต้องเผชิญกับปัญหาหลายอย่างในแง่ของปัจจัยภายนอกก็คือ ข้อกำหนดของรัฐ เทคโนโลยีที่ซับซ้อน และเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ความไม่แน่นอนของเศรษฐกิจโลก การเปลี่ยนแปลงอัตราค่าแรงงาน การเคลื่อนไหวของเงินทุนและอื่นๆ ส่วนปัจจัยภายในองค์การก็ได้แก่ ประสิทธิภาพในการบริหารงาน โครงสร้างองค์การและระบบงาน ความหลากหลายทางด้านแรงงาน ความรู้ความสามารถของฝ่ายบริหาร การวิจัยและพัฒนา เครื่องจักรอุปกรณ์และชื่อเสียงขององค์การ เป็นต้น การวางแผนจะทำให้องค์การสามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับปัจจับภายในและภายนอกองค์การ ประโยชน์ของการวางแผนมีดังนี้
1. ปรับปรุงการปฏิบัติงานให้ดีขึ้น การปรับปรุงการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหารและพนักงานแยกได้เป็น 2 อย่างคือ ควรเน้นอะไรและควรยืดหยุ่นอย่างไร (focus and flexible) ทั้งสองอย่างจะช่วยสร้างอำนาจในการแข่งขันขององค์การ ควรเน้นอะไรนั้นทำให้องค์การรู้ว่าจะทำอะไรจึงจะดีที่สุดต่อลูกค้าและควรให้บริหารแก่ลูกค้าอย่างไร ในแง่ของผู้ปฏิบัติงานก็รู้ว่าควรทำอะไร และทำอย่างไรจึงบรรลุเป้าหมายขององค์การ ควรยืดหยุ่นอย่างไรก็จะทำให้องค์การสามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไป และสามารถเตรียมรับมือให้เข้ากับอนาคตที่กำลังจะเกิดขึ้น ในส่วนของพนักงานก็ทำให้รู้ว่าควรปรับตัวเองอย่างไรให้เข้ากับโอกาสและอุปสรรคที่กำลังจะเกิดขึ้น
การปรับปรุงการปฏิบัติงานอาจสรุปได้ 4 หัวข้อคือ ประการแรกจะมุ่งไปทางไหนจึงจะบรรลุเป้าหมายสูงสุด ประการที่สอง ควรจะทำอะไรก่อนหลังจึงจะได้ประโยชน์สูงสุด ประการที่สาม จะจัดสรรทรัพยากรอย่างไรจึงจะก่อให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด ประการที่สี่ จะปรับตัวอย่างไรจึงจะสอดคล้องกับสถานการณ์และก่อให้เกิดผลดีที่สุด
2.ปรับปรุงการประสานงานให้ดีขึ้น ในองค์การย่อมประกอบด้วยระบบย่อยและกลุ่ม (subsystem and group) หลายระบบและหลายกลุ่ม แต่ละระบบแต่ละกลุ่มต่างมีเป้าหมายของตัวเองและต่างทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายของตัวเองทั้งนั้น การที่จะไม่ให้ระบบย่อยและกลุ่มต่างๆ ขัดแย้งกันก็ต้องอาศัยการวางแผนที่ดี การวางแผนได้จัดแยกวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายต่างๆ ของระบบย่อยและกลุ่มคนออกมาเป็นลำดับขึ้นของวัตถุประสงค์ หรือเป้าหมายลดหลั่นกันลงมาตั้งแต่สูงสุดไปจนถึงต่ำสุด แต่ละเป้าหมายต่างๆ ระบุไว้อย่างชัดเจนว่าเป็นของระบบใดกลุ่มใดและต้องอาศัยหน้าที่หรือกิจกรรมอย่างของแต่ละระบบและแต่ละกลุ่มจึงบรรลุเป้าหมายต่างๆ ที่กำหนดไว้ เมื่อมีการวางแผนอย่างดีกิจกรรมต่างๆ ของแต่ละระบบและแต่ละกลุ่มจะสอดรับกันอย่างเหมาะสม โดยเป้าหมายในระดับสูงเป็นเสมือนจุดหมายปลายทาง (end) และเป้าหมายในแต่ละระดับล่างเป็นเสมือนวิธีการ (mean)
3.ปรับปรุงการควบคุมให้ดีขึ้น กิจกรรมของการควบคุมก็คือ การวัดผลการปฏิบัติงานและการแก้ไขการปฏิบัติงานให้ดีขึ้น การวางแผนจะช่วยให้การควบคุมมีประสิทธิภาพเพราะการวางแผนจะต้องกำหนดเป้าหมายขึ้นมาก่อน นั่นก็คือ มาตรฐานที่ใช้วัดผลการปฏิบัติงานหรือกำหนดว่าจะต้องทำอย่างไร ถ้าผลการปฏิบัติงานต่ำกว่ามาตรฐานหรือสูงกว่ามาตรฐานก็ต้องแก้ไขที่การปฏิบัติงานและมาตรฐานที่ใช้วัดหรือระบบการควบคุมใหม่ ดังนั้น การวางแผนกับการควบคุมจะต้องทำหน้าที่กันอย่างใกล้ชิดในฐานะที่เป็นกระบวนการบริหาร หากไม่มีระบบการควบคุมที่ดี การวางแผนก็ขาดการติดตามว่างานบรรลุเป้าหมายหรือไม่ หากไม่มีระบบการวางแผนที่ดี การควบคุมก็ขาดกรอบการวัดผลงานว่า ได้มีการปฏิบัติงานดีขึ้นหรือไม่ ดังนั้น จึงมีเทคนิคการบริหารงานอีกอย่างที่เชื่อมต่อการวางแผนและการควบคุมเข้าด้วยกันคือ การบริหารโดยยึดวัตถุประสงค์ (MBO) ซึ่งจะกล่าวต่อไป
ประเภทของแผน
การแบ่งประเภทของแผนอาจใช้วิธีการต่างๆ กันแล้วแต่จะพิจารณาในแง่ใด แต่โดยทั่วไปการแบ่งประเภทของแผนใช้เกณฑ์ 3 อย่างคือ แบ่งตามระยะเวลา แบ่งตามขอบเขตของกิจการ และแบ่งตามการนำไปใช้
1.การแบ่งตามระยะเวลา (Time horizon) การแบ่งตามเกณฑ์นี้ใช้วิธีง่ายๆ 3 ประเภทคือ แผนระยะสั้น (Short-range plan) หมายถึง แผนที่ครอบคลุมเวลาการใช้แผนไม่เกิน 1 ปี แผนระยะกลาง (Intermediate-range plan) เป็นแผนที่ครอบคลุมเวลา 1 ถึง 2 ปี และแผนระยะยาว (Long-range plan) คือ แผนที่มีระยะเวลาการใช้แผนครอบคลุมเวลาเกิน 2 ปีขึ้นไปจนถึง 5 ปีหรือเกินกว่านั้น การแบ่งตามระยะเวลาทำให้มีความแตกต่างกันในเรื่องต่างๆ เช่น การกำหนดวัตถุประสงค์สำหรับแผนระยะสั้นจะต้องชัดเจน ขณะที่วัตถุประสงค์สำหรับแผนระยะยาวจะเปิดกว้างขวางมากกว่า การมีส่วนร่วมในการวางแผนก็แตกต่างกันกล่าวคือ หากเป็นแผนระยะยาวผู้บริหารระดับสูงจะเข้ามาเกี่ยวข้อง แต่ถ้าเป็นแผนระยะสั้นผู้บริหารระดับกลางและระดับล่างเข้ามามีส่วนมากกว่า แต่อย่างไรก็ตาม ฝ่ายบริหารทุกระดับจะต้องเข้าใจและร่วมกันในการกำหนดวัตถุประสงค์ของแผนระยะยาวด้วยเช่นกันเพื่อให้เป็นไปในแนวทางเดียวกัน ทั้งแผนระยะสั้น ระยะปานกลาง และระยะยาว มิฉะนั้นจะก่อให้เกิดความสับสนและขัดกันระหว่างหน่วยงานต่างๆ ในองค์การ
2.การแบ่งตามขอบเขตของกิจกรรมที่ทำ (scope of activity) การแบ่งตามเกณฑ์นี้จะแยกแผนออกเป็น 2 ประเภทคือ แผนกลยุทธ์ (strategic plan) กับแผนดำเนินงาน (operational plan) แผนกลยุทธ์เป็นแผนที่ทำขึ้นเพื่อสนองความต้องการในระยะยาว และรวมเอากิจกรรมทุกอย่างขององค์การ ผู้บริหารระดับสูงที่วาแผนกลยุทธ์จะต้องกำหนดวัตถุประสงค์ของทั้งองค์การแล้วตัดสินใจว่าจำทำอย่างไรและจะจัดสรรทรัพยากรอย่างไรจึงจะทำให้องค์การสำเร็จตามเป้าหมายนั้น จะต้องใช้เวลาในการกำหนดกิจกรรมที่แตกต่างกันในแต่ละหน่วยงานรวมตลอดทั้งทิศทางการดำเนินงานที่ไม่เหมือนกันให้อยู่ในแนวดียวกัน การติดสินใจที่สำคัญของแผนกลยุทธ์ก็คือการเลือกวิธีการในการดำเนินงาน และการจัดสรรทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัดให้เหมาะสมเพื่อที่จะนำพาองค์การให้ก้าวไปข้างหน้าอย่างสอดคล้องกับสถานการณ์ แวดล้อมภายนอกที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา
แผนดำเนินงานเป็นแผนที่กำหนดขึ้นมาใช้สำหรับแต่ละกิจกรรมโดยเฉพาะ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของแต่ละกิจกรรมซึ่งเท่ากับเป็นแผนงานเพื่อให้แผนกลยุทธ์บรรลุผลหรือเป็นการนำแผนกลยุทธ์ไปใช้นั่นเอง แผนดำเนินงานที่แยกเป็นแต่ละกิจกรรมก็ได้แก่ แผนการผลิต แผนการเงิน แผนการตลาด แผนทรัพยากรมนุษย์ และแผนอุปกรณ์ เป็นต้น
แผนการผลิต (production plan) เป็นเรื่องเกี่ยวกับการกำหนดวิธีการและเทคโนโลยีที่จะนำไปใช้กับการผลิตสินค้าและบริการขององค์การ
แผนการเงิน (financial plan) เป็นเรื่องเกี่ยวกับเงินที่นำไปใช้สนับสนุนการดำเนินงานต่างๆ ขององค์การ
แผนการตลาด (marketing plan) เป็นเรื่องเกี่ยวกับการขายและการจัดจำหน่ายสินค้าและบริการขององค์การ
แผนทรัพยากรมนุษย์ (human resource plan) เป็นเรื่องเกี่ยวกันการจัดทำ การคัดเลือก และการบรรจุคนให้ทำงานในตำแหน่งต่างๆ
แผนอุปกรณ์ (facilities plan) เป็นเรื่องเกี่ยวกับอุปกรณ์และการวางผังที่ใช้สนับสนุนกิจกรรมต่างๆ ในองค์การ
3.การแบ่งตามการนำไปใช้ (frequency of use) การแบ่งตามเกณฑ์นี้แยกเป็น 2 ประเภทคือ แผนที่ใช้ครั้งเดียว (single-use plan) กับแผนที่ใช้ประจำ (standing-use plan) แผนที่ใช้ครั้งเดียว หมายถึงแผนที่หมดไปกับการใช้หนึ่งครั้งแล้วบรรลุวัตถุประสงค์ของแผนงานนั้น การใช้แต่ละครั้งถือตามเวลา เช่น 3 เดือน 1 ปี เป็นต้น ตัวอย่างของแผนที่ใช้ครั้งเดียวคือ งบประมาณและโครงการ งบประมาณเป็นแผนกำหนดการใช้ทรัพยากรให้กับกิจกรรมแต่ละอย่างภายในเวลาที่กำหนด งบประมาณแบ่งเป็น 3 ประเภทคือ งบประมาณคงที่ (fixed budget) งบประมาณยืดหยุ่น (flexible budget) และงบประมาณฐานศูนย์ (zero-based budget) งบประมาณที่จัดสรรทรัพยากรให้จำนวนคงที่แน่นอนกับโครงการหรือหน่วยงานตามระยะเวลาที่กำหนด แต่ะจใช้เกินกว่าจำนวนที่จัดสรรไม่ได้ เช่น กำหนดเงินจำนวน 20,000 บาทในการซื้อเครื่องจักรภายใน 1 ปี
งบประมาณยืดหยุ่นจัดสรรทรัพยากรให้กับกิจกรรมตามสัดส่วนของการทำกิจกรรมนั้นๆ จำนวนเงินงบประมาณสัมพันธ์กับกิจกรรม ซึ่งอาจเป็นวงเงินที่เพิ่มขึ้นได้แล้วแต่ระดับของแต่ละกิจกรรม เช่น การกำหนดให้ใช้เงินเพิ่มขึ้นในการจ้างคนทำการผลิตหากผลิตได้จำนวนผลผลิตเกินกว่าจำนวนที่กำหนด งบประมาณฐานศูนย์เป็นการจัดสรรทรัพยากรให้กับกิจกรรมหรือโครงการโดยถือเสมือนว่ากิจกรรมหรือโครงการนั้นเกิดขึ้นใหม่ โดยถือว่าแต่ละกิจกรรมหรือโครงการใช้ทรัพยากรนั้นหมดไปแม้ว่าจะมีทรัพยากรเหลือก็ให้ถือว่าไม่มีหรือศูนย์ เมื่อเริ่มโครงการใหม่ก็มีการจัดสรรทรัพยากรขึ้นมา การจัดทำงบประมาณฐานศูนย์ก็เพื่อกำหนดลำดับความสำคัญของกิจกรรมและวัตถุประสงค์ของงบประมาณเป็นเรื่องใหม่ทั้งหมด แยกออกจากกันในแต่ละงวดของงบประมาณ
โครงการ (project) เป็นแผนทีใช้ครั้งเดียวอย่างหนึ่งซึ่งระบุกิจกรรมต่างๆ ทุกอย่างที่ต้องนำไปใช้ให้บรรลุวัตถุประสงค์โดยการเชื่อมกิจกรรมต่างๆ เข้าด้วยกันตามระยะเวลาตามเป้าหมาย และทรัพยากรที่ใช้ โครงการเน้นที่การบริหารเวลา หมายความว่า ต้องทำให้สำเร็จตามระยะเวลาที่กำหนด การจัดลำดับความสำคัญก่อนหลังว่ากิจกรรมอะไรทำก่อน กิจกรรมอะไรที่ต้องทำต่อมาตามลำดับจนทุกอย่างสำเร็จสมบูรณ์ตามเวลา
แผนที่ใช้ประจำเป็นแผนที่ใช้ซ้ำๆ กันตลอดเวลา เมื่อใช้ไปแล้วก็กลับมาใช้อีกซึ่งไม่เหมือนกับแผนที่ใช้ครั้งเดียวอย่างงบประมาณ เมื่อใช้แล้วก็หมดไปหรือจบโครงการ หากจะใช้อีกก็ต้องตั้งงบประมาณขึ้นมาใหม่ ซึ่งเป็นคนละแผนกัน แต่แผนประจำเกิดขึ้นซ้ำๆ กันอย่างเช่น นโยบาย กระบวนการปฏิบัติงาน และกฎเกณฑ์ เป็นต้น นโยบาย (policy) เป็นคำแถลงอย่างกว้างๆ สำหรับใช้เป็นแนวในการบริหารงานหรือแนวทางการทำงานซึ่งผู้บริหารหรือผู้ปฏิบัติสามารถใช้ดุลพินิจตัดสินใจได้ นโยบายจะกำหนดขอบเขตหรือแนวทางในการตัดสินใจไม่ใช่เป็นการกระทำว่าต้องทำอย่างนั้นอย่างนี้ แต่จะเน้นเฉพาะเรื่องที่สำคัญที่จะทำให้การตัดสินใจเป็นไปในแนวทางเดียวกัน เช่น นโยบายของบริษัท McDonald’s ระบุว่าจะไม่ใช้สัมปทานแก่บุคคลที่เป็นเจ้าของร้านอาหาร fast-food อยู่ก่อนแล้ว เป็นต้น
กระบวนการปฏิบัติงาน (procedure) เป็นการระบุขั้นตอนของการกระทำว่าจะกระทำอะไรก่อนหลังอย่างไรโดยไม่ต้องใช้ดุลยพินิจตัดสินใจ กระบวนการเป็นขั้นตอนการทำงาน หรือบอกวิธีทำงานไม่ใช่การใช้ความคิดซึ่งมีรายละเอียดแน่นอนว่าต้องทำกิจกรรมอะไรไว้ชัดเจน และมักจะข้ามหน่วยงานหรืออยู่ในหน่วยงานเดียวก็ได้ เช่น กระบวนการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้าอาจต้องผ่านฝ่ายขาย ฝ่ายการเงิน ฝ่ายบัญชี ฝ่ายผลิต และฝ่ายส่งของ ต้องผ่านหลายหน่วยงาน หรืออาจผ่านฝ่ายเดียวก็ได้ เช่น บริษัท McDonald’s ระบุขั้นตอนในการปรุง Big Macs ว่าจะปรุงอย่างไร จะต้องผสมอย่างไร หรืออบไว้ในเตาเป็นเวลาเท่าไร เป็นต้น
กฏเกณฑ์หรือข้อบังคับ (rule and regulation) เป็นแผนประจำที่แคบและชัดเจนที่สุด ซึ่งระบุว่าอะไรต้องกระทำหรือไม่ต้องกระทำ เป็นการบอกถึงการตัดสินใจในสถานการณ์ต่างๆ กันโดยไม่ต้องอาศัยการใช้ดุลพินิจเลย มีความแตกต่างกับกระบวนการการปฏิบัติงานตรงที่ไม่ต้องมีลำดับเวลาก่อนหลังของการกระทำ กระบวนการการปฏิบัติงานเป็นเสมือนลำดับของกฎเกณฑ์หรือข้อบังคับ กฎเกณฑ์หรือข้อบังคับอาจเป็นส่วนหนึ่งหรือไม่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการการปฏิบัติงานก็ได้ เช่น ขณะปฏิบัติงานห้ามสูบบุหรี่ก็เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการปฏิบัติงาน หรือถ้าบริษัท McDonald’s มีกฎเกณฑ์ว่า ห้ามลูกค้าใช้โทรศัพท์ของบริษัท ก็ไม่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการปฏิบัติงาน
ในแง่ของการเข้าไปเกี่ยวข้องกับแผนมากน้อยเพียงใดอาจแยกได้คือ ผู้บริหารระดับสูงจะเข้าไปเกี่ยวข้องกับแผนระยะยาว แผนกลยุทธ์และแผนที่ใช้ประจำมาก ผู้บริหารระดับกลางจะเข้าไปเกี่ยวข้องกับแผนดำเนินงานแผลแผนที่ใช้ประจำมาก ส่วนผู้บริหารระดับล่างจะเข้าไปเกี่ยวข้องกับแผนระยะสั้นและแผนที่ใช้ครั้งเดียวมาก
วิธีการวางแผน
ผู้บริหารจะต้องมุ่งที่ประสิทธิผลของการวางแผนคือ ทำให้บรรลุเป้าหมายที่ระบุไว้ในแผน ขณะเดียวกันก็มุ่งให้เกิดประสิทธิภาพของการวางแผนคือต้องเสียค่าใช้จ่ายต่ำสุดด้วย นอกจากนี้การวางแผนจะต้องก่อให้เกิดความพอแก่ตัวบุคคลและกลุ่มในองค์การด้วย การจะทำให้ได้แผนที่มี ลักษณะดังกล่าวผู้บริหารจะต้องเลือกวิธีการวางแผนให้เหมาะสม ซึ่งมีหลายวิธีคือ
1.การวางแผนจากข้างในไปข้างนอก และจากข้างนอกมาข้างใน (inside-out and outside-in planning) การวางแผนจากข้างในไปข้างนอกจะเน้นการวางแผนให้ดีที่สุดเท่าที่ ความสามารถของบริษัทมีอยู่ ความสามารถของบริษัทหมายถึง ทรัพยากรที่บริษัทเป็นเจ้าของอยู่ขณะนั้น ก่อนวางแผนผู้บริหารจะต้องสำรวจทรัพยากรต่างๆ ที่มีอยู่แล้ววางแผนให้เหมาะสมกับทรัพยากรนั้นแม้ว่าจะมีวิธีการที่ดีกว่า ผู้บริหารก็ทำไม่ได้เพราะไม่มีทรัพยากรพอ วิธีการวางแผนจากข้างในไปข้างนอกเป็นการพิจารณาจากขีดความสามารถขององค์การแล้ว วางแผนให้ดีที่สุดตามขีดความสามารถนั้น
ส่วนวิธีการวางแผนจากข้างนอกมาข้างใน (outside-in planning) ผู้บริหารจะพิจารณาปัจจัยภายนอกองค์การก่อนแล้วจึงมาวางแผนขององค์การ ผู้บริหารอาจออกไปดูงานหรือสำรวจตรวจตราข้อมูลข้างนอกเพื่อดูว่าองค์การอื่นหรือหน่วยงานอื่นวางแผนกันอย่างไร เลือกวิธีการวางแผนที่ดีที่สุด มีประสิทธิภาพสูงสุด และนำเอาวิธีที่ดีที่สุดมาใช้วางแผนขององค์การ เท่ากับเป็นการนำเอาปัจจัยภายนอกมาพิจารณาในการวางแผนแล้วปรับปัจจัยภายในองค์การให้สอดคล้องกับข้างนอก วิธีการนี้จะช่วยลดปัญหาการวางแผนงานให้เหลือน้อยลงและสร้างโอกาสการวางแผนให้ดีขึ้น
2.การวางแผนจากบนลงล่างและจากล่างขึ้นบน (top-down and bottom-up planning) การวางแผนจากบนลงล่างเป็นวิธีที่ผู้บริหารกำหนดนโยบายวัตถุประสงค์แล้วให้วางแผนตามกรอบที่กำหนดขึ้นมานั้น การวางแผนวิธีนี้มีข้อกำหนดต่างๆ เพราะผู้บริหารระดับสูงจะเป็นผู้เริ่มต้นแล้วกลั่นกรองลงมายังผู้บริหารระดับกลางแล้วลงมายังผู้ปฏิบัติ เป็นวิธีการวางแผนเพื่อเน้นความเป็นอย่างเดียวกันหรือเน้นที่นโยบายเป็นใหญ่ จึงก่อให้เกิดผลเสียในความร่วมมือของผู้ปฏิบัติจากระดับล่าง ผู้ปฏิบัติมักจะไม่พอใจเพราะไม่มีส่วนร่วมในการวางแผน
การวางแผนจากล่างขึ้นบน (Bottom-up planning) เป็นการวางแผนที่เริ่มต้นจากระดับล่างขององค์การโดยไม่มีกรอบกำหนดแล้วเสนอขึ้นไปเป็นลำดับขั้นจนถึงผู้บริหารระดับสูงขององค์การ เป็นแผนงานที่เกิดจากการรวบรวมกิจกรรมต่างๆ ของทุกหน่วยงานโดยไม่มีการประสานงานจากหน่วยงาน จึงก่อให้เกิดผลเสียที่แผนขาดความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน ทิศทางและเป้าหมายการดำเนินการขัดแย้งกันและไม่สัมพันธ์กัน แต่มีผลดีทำให้คนเกิดความผูกพัน เกิดความรู้สึกมีส่วนร่วมและความเป็นเจ้าของในแผนเพราะได้ทำแผนมากับมือตัวเอง
เครดิต : https://www.google.co.th
ความสำคัญของการวางแผน ถ้าจะถามว่าทำไม่ต้องมีการวางแผนอาจตอบได้ง่ายๆ ว่า เพื่อลดความไม่แน่นอนลงหรือลดความเสี่ยงให้เหลือน้อยที่สุด หากสถานการณ์ต่างๆ ในโลกมีความแน่นอนก็ไม่จำเป็นต้องมีการวางแผนคิดอยากจะทำอะไรก็ได้และก็ประสบผลสำเร็จตามต้องการด้วย แต่เพราะสถานการณ์ต่างๆ ไม่มีความแน่อนหรือมีความเสี่ยงจึงต้องมีการวางแผน
วัตถุประสงค์ในการวางแผน
1. การวางแผนทำให้รู้ทิศทางในการดำเนินงาน เมื่อผู้ปฏิบัติงานรู้ทิศทางการทำงานก็สามารถประสานงานกัน รู้ว่าควรทำอะไรและทำอย่างไรจะได้ผลตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ หากไม่มีการวางแผน นอกจากไม่รู้ว่าจุดหมายปลายทางอยู่ที่ไหนแล้วก็ยังก่อให้เกิดการสูญเสียหรือสิ้นเปลืองทรัพยากรอีกด้วย
2. การวางแผนทำให้ลดความไม่แน่นอนลง เพราะผู้บริหารจะมุ่งมั่นไปสู่จุดหมายปลายทางอย่างแน่วแน่ สามารถคาดคะเนการเปลี่ยนแปลงอันอาจเกิดขึ้นได้ดียิ่งขึ้น สามารถปรับเปลี่ยนให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงขณะเดียวกันก็เตรียมพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงอย่างเหมาะสม
3. การวางแผนทำให้ลดความเสียหายการซ้ำซ้อนกันของงานที่ทำ เนื่องจากการวางแผนทำให้รู้ทั้งวิธีการและเป้าหมายของงานจึงทำให้มีความชัดเจนในการทำงาน รู้ว่ากิจการรมใดควรทำก่อนหลังอย่างไร การซ้ำซ้อนและการสิ้นเปลืองจึงไม่เกิดขึ้น
4. การวางแผนทำให้รู้มาตรฐานในการควบคุม หน้าที่ขั้นสุดท้ายของการบริหารคือ การควบคุมให้เป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนด กิจกรรมที่สำคัญของการควบคุมคือมาตรฐานที่ให้เปรียบเทียบกับการปฏิบัติที่เกิดขึ้นจริง การวางแผนจึงกำหนดมาตรฐานได้แน่นอนชัดเจนว่างต้องให้ได้ผลงานอย่างไร
ข้อดีของการวางแผน
การวางแผนจะต้องเผชิญกับปัญหาหลายอย่างในแง่ของปัจจัยภายนอกก็คือ ข้อกำหนดของรัฐ เทคโนโลยีที่ซับซ้อน และเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ความไม่แน่นอนของเศรษฐกิจโลก การเปลี่ยนแปลงอัตราค่าแรงงาน การเคลื่อนไหวของเงินทุนและอื่นๆ ส่วนปัจจัยภายในองค์การก็ได้แก่ ประสิทธิภาพในการบริหารงาน โครงสร้างองค์การและระบบงาน ความหลากหลายทางด้านแรงงาน ความรู้ความสามารถของฝ่ายบริหาร การวิจัยและพัฒนา เครื่องจักรอุปกรณ์และชื่อเสียงขององค์การ เป็นต้น การวางแผนจะทำให้องค์การสามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับปัจจับภายในและภายนอกองค์การ ประโยชน์ของการวางแผนมีดังนี้
1. ปรับปรุงการปฏิบัติงานให้ดีขึ้น การปรับปรุงการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหารและพนักงานแยกได้เป็น 2 อย่างคือ ควรเน้นอะไรและควรยืดหยุ่นอย่างไร (focus and flexible) ทั้งสองอย่างจะช่วยสร้างอำนาจในการแข่งขันขององค์การ ควรเน้นอะไรนั้นทำให้องค์การรู้ว่าจะทำอะไรจึงจะดีที่สุดต่อลูกค้าและควรให้บริหารแก่ลูกค้าอย่างไร ในแง่ของผู้ปฏิบัติงานก็รู้ว่าควรทำอะไร และทำอย่างไรจึงบรรลุเป้าหมายขององค์การ ควรยืดหยุ่นอย่างไรก็จะทำให้องค์การสามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไป และสามารถเตรียมรับมือให้เข้ากับอนาคตที่กำลังจะเกิดขึ้น ในส่วนของพนักงานก็ทำให้รู้ว่าควรปรับตัวเองอย่างไรให้เข้ากับโอกาสและอุปสรรคที่กำลังจะเกิดขึ้น
การปรับปรุงการปฏิบัติงานอาจสรุปได้ 4 หัวข้อคือ ประการแรกจะมุ่งไปทางไหนจึงจะบรรลุเป้าหมายสูงสุด ประการที่สอง ควรจะทำอะไรก่อนหลังจึงจะได้ประโยชน์สูงสุด ประการที่สาม จะจัดสรรทรัพยากรอย่างไรจึงจะก่อให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด ประการที่สี่ จะปรับตัวอย่างไรจึงจะสอดคล้องกับสถานการณ์และก่อให้เกิดผลดีที่สุด
2.ปรับปรุงการประสานงานให้ดีขึ้น ในองค์การย่อมประกอบด้วยระบบย่อยและกลุ่ม (subsystem and group) หลายระบบและหลายกลุ่ม แต่ละระบบแต่ละกลุ่มต่างมีเป้าหมายของตัวเองและต่างทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายของตัวเองทั้งนั้น การที่จะไม่ให้ระบบย่อยและกลุ่มต่างๆ ขัดแย้งกันก็ต้องอาศัยการวางแผนที่ดี การวางแผนได้จัดแยกวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายต่างๆ ของระบบย่อยและกลุ่มคนออกมาเป็นลำดับขึ้นของวัตถุประสงค์ หรือเป้าหมายลดหลั่นกันลงมาตั้งแต่สูงสุดไปจนถึงต่ำสุด แต่ละเป้าหมายต่างๆ ระบุไว้อย่างชัดเจนว่าเป็นของระบบใดกลุ่มใดและต้องอาศัยหน้าที่หรือกิจกรรมอย่างของแต่ละระบบและแต่ละกลุ่มจึงบรรลุเป้าหมายต่างๆ ที่กำหนดไว้ เมื่อมีการวางแผนอย่างดีกิจกรรมต่างๆ ของแต่ละระบบและแต่ละกลุ่มจะสอดรับกันอย่างเหมาะสม โดยเป้าหมายในระดับสูงเป็นเสมือนจุดหมายปลายทาง (end) และเป้าหมายในแต่ละระดับล่างเป็นเสมือนวิธีการ (mean)
3.ปรับปรุงการควบคุมให้ดีขึ้น กิจกรรมของการควบคุมก็คือ การวัดผลการปฏิบัติงานและการแก้ไขการปฏิบัติงานให้ดีขึ้น การวางแผนจะช่วยให้การควบคุมมีประสิทธิภาพเพราะการวางแผนจะต้องกำหนดเป้าหมายขึ้นมาก่อน นั่นก็คือ มาตรฐานที่ใช้วัดผลการปฏิบัติงานหรือกำหนดว่าจะต้องทำอย่างไร ถ้าผลการปฏิบัติงานต่ำกว่ามาตรฐานหรือสูงกว่ามาตรฐานก็ต้องแก้ไขที่การปฏิบัติงานและมาตรฐานที่ใช้วัดหรือระบบการควบคุมใหม่ ดังนั้น การวางแผนกับการควบคุมจะต้องทำหน้าที่กันอย่างใกล้ชิดในฐานะที่เป็นกระบวนการบริหาร หากไม่มีระบบการควบคุมที่ดี การวางแผนก็ขาดการติดตามว่างานบรรลุเป้าหมายหรือไม่ หากไม่มีระบบการวางแผนที่ดี การควบคุมก็ขาดกรอบการวัดผลงานว่า ได้มีการปฏิบัติงานดีขึ้นหรือไม่ ดังนั้น จึงมีเทคนิคการบริหารงานอีกอย่างที่เชื่อมต่อการวางแผนและการควบคุมเข้าด้วยกันคือ การบริหารโดยยึดวัตถุประสงค์ (MBO) ซึ่งจะกล่าวต่อไป
ประเภทของแผน
การแบ่งประเภทของแผนอาจใช้วิธีการต่างๆ กันแล้วแต่จะพิจารณาในแง่ใด แต่โดยทั่วไปการแบ่งประเภทของแผนใช้เกณฑ์ 3 อย่างคือ แบ่งตามระยะเวลา แบ่งตามขอบเขตของกิจการ และแบ่งตามการนำไปใช้
1.การแบ่งตามระยะเวลา (Time horizon) การแบ่งตามเกณฑ์นี้ใช้วิธีง่ายๆ 3 ประเภทคือ แผนระยะสั้น (Short-range plan) หมายถึง แผนที่ครอบคลุมเวลาการใช้แผนไม่เกิน 1 ปี แผนระยะกลาง (Intermediate-range plan) เป็นแผนที่ครอบคลุมเวลา 1 ถึง 2 ปี และแผนระยะยาว (Long-range plan) คือ แผนที่มีระยะเวลาการใช้แผนครอบคลุมเวลาเกิน 2 ปีขึ้นไปจนถึง 5 ปีหรือเกินกว่านั้น การแบ่งตามระยะเวลาทำให้มีความแตกต่างกันในเรื่องต่างๆ เช่น การกำหนดวัตถุประสงค์สำหรับแผนระยะสั้นจะต้องชัดเจน ขณะที่วัตถุประสงค์สำหรับแผนระยะยาวจะเปิดกว้างขวางมากกว่า การมีส่วนร่วมในการวางแผนก็แตกต่างกันกล่าวคือ หากเป็นแผนระยะยาวผู้บริหารระดับสูงจะเข้ามาเกี่ยวข้อง แต่ถ้าเป็นแผนระยะสั้นผู้บริหารระดับกลางและระดับล่างเข้ามามีส่วนมากกว่า แต่อย่างไรก็ตาม ฝ่ายบริหารทุกระดับจะต้องเข้าใจและร่วมกันในการกำหนดวัตถุประสงค์ของแผนระยะยาวด้วยเช่นกันเพื่อให้เป็นไปในแนวทางเดียวกัน ทั้งแผนระยะสั้น ระยะปานกลาง และระยะยาว มิฉะนั้นจะก่อให้เกิดความสับสนและขัดกันระหว่างหน่วยงานต่างๆ ในองค์การ
2.การแบ่งตามขอบเขตของกิจกรรมที่ทำ (scope of activity) การแบ่งตามเกณฑ์นี้จะแยกแผนออกเป็น 2 ประเภทคือ แผนกลยุทธ์ (strategic plan) กับแผนดำเนินงาน (operational plan) แผนกลยุทธ์เป็นแผนที่ทำขึ้นเพื่อสนองความต้องการในระยะยาว และรวมเอากิจกรรมทุกอย่างขององค์การ ผู้บริหารระดับสูงที่วาแผนกลยุทธ์จะต้องกำหนดวัตถุประสงค์ของทั้งองค์การแล้วตัดสินใจว่าจำทำอย่างไรและจะจัดสรรทรัพยากรอย่างไรจึงจะทำให้องค์การสำเร็จตามเป้าหมายนั้น จะต้องใช้เวลาในการกำหนดกิจกรรมที่แตกต่างกันในแต่ละหน่วยงานรวมตลอดทั้งทิศทางการดำเนินงานที่ไม่เหมือนกันให้อยู่ในแนวดียวกัน การติดสินใจที่สำคัญของแผนกลยุทธ์ก็คือการเลือกวิธีการในการดำเนินงาน และการจัดสรรทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัดให้เหมาะสมเพื่อที่จะนำพาองค์การให้ก้าวไปข้างหน้าอย่างสอดคล้องกับสถานการณ์ แวดล้อมภายนอกที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา
แผนดำเนินงานเป็นแผนที่กำหนดขึ้นมาใช้สำหรับแต่ละกิจกรรมโดยเฉพาะ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของแต่ละกิจกรรมซึ่งเท่ากับเป็นแผนงานเพื่อให้แผนกลยุทธ์บรรลุผลหรือเป็นการนำแผนกลยุทธ์ไปใช้นั่นเอง แผนดำเนินงานที่แยกเป็นแต่ละกิจกรรมก็ได้แก่ แผนการผลิต แผนการเงิน แผนการตลาด แผนทรัพยากรมนุษย์ และแผนอุปกรณ์ เป็นต้น
แผนการผลิต (production plan) เป็นเรื่องเกี่ยวกับการกำหนดวิธีการและเทคโนโลยีที่จะนำไปใช้กับการผลิตสินค้าและบริการขององค์การ
แผนการเงิน (financial plan) เป็นเรื่องเกี่ยวกับเงินที่นำไปใช้สนับสนุนการดำเนินงานต่างๆ ขององค์การ
แผนการตลาด (marketing plan) เป็นเรื่องเกี่ยวกับการขายและการจัดจำหน่ายสินค้าและบริการขององค์การ
แผนทรัพยากรมนุษย์ (human resource plan) เป็นเรื่องเกี่ยวกันการจัดทำ การคัดเลือก และการบรรจุคนให้ทำงานในตำแหน่งต่างๆ
แผนอุปกรณ์ (facilities plan) เป็นเรื่องเกี่ยวกับอุปกรณ์และการวางผังที่ใช้สนับสนุนกิจกรรมต่างๆ ในองค์การ
3.การแบ่งตามการนำไปใช้ (frequency of use) การแบ่งตามเกณฑ์นี้แยกเป็น 2 ประเภทคือ แผนที่ใช้ครั้งเดียว (single-use plan) กับแผนที่ใช้ประจำ (standing-use plan) แผนที่ใช้ครั้งเดียว หมายถึงแผนที่หมดไปกับการใช้หนึ่งครั้งแล้วบรรลุวัตถุประสงค์ของแผนงานนั้น การใช้แต่ละครั้งถือตามเวลา เช่น 3 เดือน 1 ปี เป็นต้น ตัวอย่างของแผนที่ใช้ครั้งเดียวคือ งบประมาณและโครงการ งบประมาณเป็นแผนกำหนดการใช้ทรัพยากรให้กับกิจกรรมแต่ละอย่างภายในเวลาที่กำหนด งบประมาณแบ่งเป็น 3 ประเภทคือ งบประมาณคงที่ (fixed budget) งบประมาณยืดหยุ่น (flexible budget) และงบประมาณฐานศูนย์ (zero-based budget) งบประมาณที่จัดสรรทรัพยากรให้จำนวนคงที่แน่นอนกับโครงการหรือหน่วยงานตามระยะเวลาที่กำหนด แต่ะจใช้เกินกว่าจำนวนที่จัดสรรไม่ได้ เช่น กำหนดเงินจำนวน 20,000 บาทในการซื้อเครื่องจักรภายใน 1 ปี
งบประมาณยืดหยุ่นจัดสรรทรัพยากรให้กับกิจกรรมตามสัดส่วนของการทำกิจกรรมนั้นๆ จำนวนเงินงบประมาณสัมพันธ์กับกิจกรรม ซึ่งอาจเป็นวงเงินที่เพิ่มขึ้นได้แล้วแต่ระดับของแต่ละกิจกรรม เช่น การกำหนดให้ใช้เงินเพิ่มขึ้นในการจ้างคนทำการผลิตหากผลิตได้จำนวนผลผลิตเกินกว่าจำนวนที่กำหนด งบประมาณฐานศูนย์เป็นการจัดสรรทรัพยากรให้กับกิจกรรมหรือโครงการโดยถือเสมือนว่ากิจกรรมหรือโครงการนั้นเกิดขึ้นใหม่ โดยถือว่าแต่ละกิจกรรมหรือโครงการใช้ทรัพยากรนั้นหมดไปแม้ว่าจะมีทรัพยากรเหลือก็ให้ถือว่าไม่มีหรือศูนย์ เมื่อเริ่มโครงการใหม่ก็มีการจัดสรรทรัพยากรขึ้นมา การจัดทำงบประมาณฐานศูนย์ก็เพื่อกำหนดลำดับความสำคัญของกิจกรรมและวัตถุประสงค์ของงบประมาณเป็นเรื่องใหม่ทั้งหมด แยกออกจากกันในแต่ละงวดของงบประมาณ
โครงการ (project) เป็นแผนทีใช้ครั้งเดียวอย่างหนึ่งซึ่งระบุกิจกรรมต่างๆ ทุกอย่างที่ต้องนำไปใช้ให้บรรลุวัตถุประสงค์โดยการเชื่อมกิจกรรมต่างๆ เข้าด้วยกันตามระยะเวลาตามเป้าหมาย และทรัพยากรที่ใช้ โครงการเน้นที่การบริหารเวลา หมายความว่า ต้องทำให้สำเร็จตามระยะเวลาที่กำหนด การจัดลำดับความสำคัญก่อนหลังว่ากิจกรรมอะไรทำก่อน กิจกรรมอะไรที่ต้องทำต่อมาตามลำดับจนทุกอย่างสำเร็จสมบูรณ์ตามเวลา
แผนที่ใช้ประจำเป็นแผนที่ใช้ซ้ำๆ กันตลอดเวลา เมื่อใช้ไปแล้วก็กลับมาใช้อีกซึ่งไม่เหมือนกับแผนที่ใช้ครั้งเดียวอย่างงบประมาณ เมื่อใช้แล้วก็หมดไปหรือจบโครงการ หากจะใช้อีกก็ต้องตั้งงบประมาณขึ้นมาใหม่ ซึ่งเป็นคนละแผนกัน แต่แผนประจำเกิดขึ้นซ้ำๆ กันอย่างเช่น นโยบาย กระบวนการปฏิบัติงาน และกฎเกณฑ์ เป็นต้น นโยบาย (policy) เป็นคำแถลงอย่างกว้างๆ สำหรับใช้เป็นแนวในการบริหารงานหรือแนวทางการทำงานซึ่งผู้บริหารหรือผู้ปฏิบัติสามารถใช้ดุลพินิจตัดสินใจได้ นโยบายจะกำหนดขอบเขตหรือแนวทางในการตัดสินใจไม่ใช่เป็นการกระทำว่าต้องทำอย่างนั้นอย่างนี้ แต่จะเน้นเฉพาะเรื่องที่สำคัญที่จะทำให้การตัดสินใจเป็นไปในแนวทางเดียวกัน เช่น นโยบายของบริษัท McDonald’s ระบุว่าจะไม่ใช้สัมปทานแก่บุคคลที่เป็นเจ้าของร้านอาหาร fast-food อยู่ก่อนแล้ว เป็นต้น
กระบวนการปฏิบัติงาน (procedure) เป็นการระบุขั้นตอนของการกระทำว่าจะกระทำอะไรก่อนหลังอย่างไรโดยไม่ต้องใช้ดุลยพินิจตัดสินใจ กระบวนการเป็นขั้นตอนการทำงาน หรือบอกวิธีทำงานไม่ใช่การใช้ความคิดซึ่งมีรายละเอียดแน่นอนว่าต้องทำกิจกรรมอะไรไว้ชัดเจน และมักจะข้ามหน่วยงานหรืออยู่ในหน่วยงานเดียวก็ได้ เช่น กระบวนการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้าอาจต้องผ่านฝ่ายขาย ฝ่ายการเงิน ฝ่ายบัญชี ฝ่ายผลิต และฝ่ายส่งของ ต้องผ่านหลายหน่วยงาน หรืออาจผ่านฝ่ายเดียวก็ได้ เช่น บริษัท McDonald’s ระบุขั้นตอนในการปรุง Big Macs ว่าจะปรุงอย่างไร จะต้องผสมอย่างไร หรืออบไว้ในเตาเป็นเวลาเท่าไร เป็นต้น
กฏเกณฑ์หรือข้อบังคับ (rule and regulation) เป็นแผนประจำที่แคบและชัดเจนที่สุด ซึ่งระบุว่าอะไรต้องกระทำหรือไม่ต้องกระทำ เป็นการบอกถึงการตัดสินใจในสถานการณ์ต่างๆ กันโดยไม่ต้องอาศัยการใช้ดุลพินิจเลย มีความแตกต่างกับกระบวนการการปฏิบัติงานตรงที่ไม่ต้องมีลำดับเวลาก่อนหลังของการกระทำ กระบวนการการปฏิบัติงานเป็นเสมือนลำดับของกฎเกณฑ์หรือข้อบังคับ กฎเกณฑ์หรือข้อบังคับอาจเป็นส่วนหนึ่งหรือไม่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการการปฏิบัติงานก็ได้ เช่น ขณะปฏิบัติงานห้ามสูบบุหรี่ก็เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการปฏิบัติงาน หรือถ้าบริษัท McDonald’s มีกฎเกณฑ์ว่า ห้ามลูกค้าใช้โทรศัพท์ของบริษัท ก็ไม่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการปฏิบัติงาน
ในแง่ของการเข้าไปเกี่ยวข้องกับแผนมากน้อยเพียงใดอาจแยกได้คือ ผู้บริหารระดับสูงจะเข้าไปเกี่ยวข้องกับแผนระยะยาว แผนกลยุทธ์และแผนที่ใช้ประจำมาก ผู้บริหารระดับกลางจะเข้าไปเกี่ยวข้องกับแผนดำเนินงานแผลแผนที่ใช้ประจำมาก ส่วนผู้บริหารระดับล่างจะเข้าไปเกี่ยวข้องกับแผนระยะสั้นและแผนที่ใช้ครั้งเดียวมาก
วิธีการวางแผน
ผู้บริหารจะต้องมุ่งที่ประสิทธิผลของการวางแผนคือ ทำให้บรรลุเป้าหมายที่ระบุไว้ในแผน ขณะเดียวกันก็มุ่งให้เกิดประสิทธิภาพของการวางแผนคือต้องเสียค่าใช้จ่ายต่ำสุดด้วย นอกจากนี้การวางแผนจะต้องก่อให้เกิดความพอแก่ตัวบุคคลและกลุ่มในองค์การด้วย การจะทำให้ได้แผนที่มี ลักษณะดังกล่าวผู้บริหารจะต้องเลือกวิธีการวางแผนให้เหมาะสม ซึ่งมีหลายวิธีคือ
1.การวางแผนจากข้างในไปข้างนอก และจากข้างนอกมาข้างใน (inside-out and outside-in planning) การวางแผนจากข้างในไปข้างนอกจะเน้นการวางแผนให้ดีที่สุดเท่าที่ ความสามารถของบริษัทมีอยู่ ความสามารถของบริษัทหมายถึง ทรัพยากรที่บริษัทเป็นเจ้าของอยู่ขณะนั้น ก่อนวางแผนผู้บริหารจะต้องสำรวจทรัพยากรต่างๆ ที่มีอยู่แล้ววางแผนให้เหมาะสมกับทรัพยากรนั้นแม้ว่าจะมีวิธีการที่ดีกว่า ผู้บริหารก็ทำไม่ได้เพราะไม่มีทรัพยากรพอ วิธีการวางแผนจากข้างในไปข้างนอกเป็นการพิจารณาจากขีดความสามารถขององค์การแล้ว วางแผนให้ดีที่สุดตามขีดความสามารถนั้น
ส่วนวิธีการวางแผนจากข้างนอกมาข้างใน (outside-in planning) ผู้บริหารจะพิจารณาปัจจัยภายนอกองค์การก่อนแล้วจึงมาวางแผนขององค์การ ผู้บริหารอาจออกไปดูงานหรือสำรวจตรวจตราข้อมูลข้างนอกเพื่อดูว่าองค์การอื่นหรือหน่วยงานอื่นวางแผนกันอย่างไร เลือกวิธีการวางแผนที่ดีที่สุด มีประสิทธิภาพสูงสุด และนำเอาวิธีที่ดีที่สุดมาใช้วางแผนขององค์การ เท่ากับเป็นการนำเอาปัจจัยภายนอกมาพิจารณาในการวางแผนแล้วปรับปัจจัยภายในองค์การให้สอดคล้องกับข้างนอก วิธีการนี้จะช่วยลดปัญหาการวางแผนงานให้เหลือน้อยลงและสร้างโอกาสการวางแผนให้ดีขึ้น
2.การวางแผนจากบนลงล่างและจากล่างขึ้นบน (top-down and bottom-up planning) การวางแผนจากบนลงล่างเป็นวิธีที่ผู้บริหารกำหนดนโยบายวัตถุประสงค์แล้วให้วางแผนตามกรอบที่กำหนดขึ้นมานั้น การวางแผนวิธีนี้มีข้อกำหนดต่างๆ เพราะผู้บริหารระดับสูงจะเป็นผู้เริ่มต้นแล้วกลั่นกรองลงมายังผู้บริหารระดับกลางแล้วลงมายังผู้ปฏิบัติ เป็นวิธีการวางแผนเพื่อเน้นความเป็นอย่างเดียวกันหรือเน้นที่นโยบายเป็นใหญ่ จึงก่อให้เกิดผลเสียในความร่วมมือของผู้ปฏิบัติจากระดับล่าง ผู้ปฏิบัติมักจะไม่พอใจเพราะไม่มีส่วนร่วมในการวางแผน
การวางแผนจากล่างขึ้นบน (Bottom-up planning) เป็นการวางแผนที่เริ่มต้นจากระดับล่างขององค์การโดยไม่มีกรอบกำหนดแล้วเสนอขึ้นไปเป็นลำดับขั้นจนถึงผู้บริหารระดับสูงขององค์การ เป็นแผนงานที่เกิดจากการรวบรวมกิจกรรมต่างๆ ของทุกหน่วยงานโดยไม่มีการประสานงานจากหน่วยงาน จึงก่อให้เกิดผลเสียที่แผนขาดความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน ทิศทางและเป้าหมายการดำเนินการขัดแย้งกันและไม่สัมพันธ์กัน แต่มีผลดีทำให้คนเกิดความผูกพัน เกิดความรู้สึกมีส่วนร่วมและความเป็นเจ้าของในแผนเพราะได้ทำแผนมากับมือตัวเอง
เครดิต : https://www.google.co.th