บทที่ 3 การบริหารเอกสาร
ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร
การบริหารงานเอกสาร เป็นการจัดระบบงานเอกสารในองค์กร ให้มีประสิทธิภาพ เอกสารมีความปลอดภัย จัดเก็บเป็นระบบ สามารถสืบค้นมาใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจในการบริหารจัดการองค์กรให้บรรลุวัตถุประสงค์ รวมทั้งสามารถนำข้อมูลมาสร้างกลยุทธ์ในการแข่งขัน สามารถต่อสู้กับคู่แข่งขันในทางธุรกิจได้เป็นอย่างดี เช่น ข้อมูลทางการขาย ข้อมูลทางการเงิน ข้อมูลบุคลากร และการบริหารงานเอกสารเป็นเรื่องที่สำคัญสำหรับทุกองค์กร ในปัจจุบันเอกสารที่มีการติดต่อ เข้า-ออก ในองค์กร อาจจะเป็นจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารที่เป็นกระดาษ ขึ้นอยู่กับนโยบายด้านงานเอกสารขององค์กรนั้น ๆ ในบทนี้จะกล่าวถึงความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการบริหารงานเอกสารที่เป็นกระดาษ ดังรายละเอียดต่อไปนี้
1. ความหมายของเอกสารและการบริหารงานเอกสาร
องค์กรต่าง ๆ ที่มีการดำเนินงานไม่ว่าจะเป็น องค์กรภาครัฐ ภาคเอกชน ที่มีขนาดเล็ก ขนาดกลาง ขนาดใหญ่ ย่อมมีการติดต่อสื่อสารระหว่างกันทั้ง ภายภายใน และภายนอกองค์กร เพื่อสร้างความเข้าใจ ความสัมพันธ์อันดีต่อกัน การติดต่อสื่อสารทางเอกสารก็เป็นเครื่องมือที่นิยมใช้ในการติดต่อสื่อสารประเภทหนึ่ง ที่สามารถทำให้การติดต่อสื่อสารบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร
2. ประเภทของเอกสาร
เอกสารที่ใช้ในการสื่อสารระหว่างองค์กร สามารถจำแนกออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้
2.1 หนังสือเข้า คือ หนังสือที่องค์กรได้รับมาจากภายนอกทุกประเภท ไม่ว่าจะได้รับมาโดยทางไปรษณีย์ พนักงานเดินหนังสือ เครื่องโทรสาร หรือทางระบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น จดหมายโต้ตอบต่าง ๆ ใบสั่งซื้อสินค้า วารสาร รายงานทางการเงิน หรือรายงานอื่น ๆ เป็นต้น
2.2 หนังสือออก คือ หนังสือที่องค์กรส่งไปให้องค์กรอื่น หรือบุคคลภายนอกทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นการจัดส่งทางไปรษณีย์ พนักงานเดินหนังสือ เครื่องโทรสาร หรือ ทางระบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น จดหมายโต้ตอบ รายงานต่าง ๆ โดยหนังสือออก จะต้องทำสำเนาเก็บไว้ในองค์กร อย่างน้อย 1 ฉบับ เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานในกรณีที่ผู้รับหนังสือไม่ได้รับหนังสือ หรือเก็บไว้เป็นข้อมูลในการติดต่อสื่อสารกับองค์กรอื่น ๆ
2.3 หนังสือติดต่อภายในองค์กร คือ เอกสารที่ใช้ดำเนินงานภายในองค์กร เช่น เอกสารการก่อตั้งบริษัทฯ สัญญาต่าง ๆ เอกสารการลงเวลาปฏิบัติงานของพนักงานในองค์กร แบบฟอร์มใบลา เอกสารทางการเงิน ประวัติพนักงาน รายงานการปฏิบัติงาน เอกสารติดต่อระหว่างแผนกงานต่าง ๆ ในองค์กร ส่วนมากจะสร้างแบบฟอร์มขึ้นมาโดยเฉพาะ ซึ่งองค์กรนั้น ๆ เป็นผู้กำหนด เช่น ส่วนราชการจะใช้แบบฟอร์มบันทึกข้อความเหมือนกันทุกองค์กร สำหรับองค์กรเอกชน ก็ใช้แบบฟอร์มบันทึกภายในที่กำหนดรูปแบบเอง อาจจะไม่เหมือนกัน ส่วนมากจะประกอบด้วย แผนกงานที่จัดทำเอกสาร วันเดือนปี ชื่อหรือตำแหน่งผู้รับ ชื่อและตำแหน่งผู้จัดทำบันทึก เรื่องที่ต้องการสื่อสาร หรือวัตถุประสงค์ที่ต้องการ เป็นต้น
3. ความสำคัญของเอกสาร
ในการดำเนินงานขององค์กร แต่ละวันมีการจัดทำเอกสารและใช้เอกสารในการติดต่อ
สื่อสารเป็นจำนวนมาก ซึ่งเอกสารแต่ละฉบับ หรือแต่ละเรื่องอาจจะมีความสำคัญแตกต่างกัน สามารถจำแนกความสำคัญของเอกสารได้ ดังต่อไปนี้
3.1 เอกสารใช้เป็นพยานหลักฐานของการบริหารและการดำเนินงานขององค์กร เช่น คำสั่ง ระเบียบ ประกาศ ข้อบังคับ สัญญาต่าง ๆ หรือเอกสารที่มีการบันทึกสั่งการ การมอบหมายหน้าที่ ใบสำคัญรับเงิน หลักฐานทางการเงิน สามารถนำมาเป็นหลักฐานทางกฎหมายได้เมื่อมีการฟ้องร้องเกิดขึ้น
3.2 เอกสารเป็นพื้นฐานในการทำงานประจำวัน เช่น เอกสารการลงเวลาปฏิบัติงาน การเขียนใบลาป่วย ลากิจ หรือลาพักผ่อน บันทึกการประชุม หนังสือโต้ตอบต่าง ๆ เพื่อให้การดำเนินงานสำเร็จตามที่กำหนด
3.3 เอกสารใช้เป็นสื่อกลางในการติดต่อสื่อสารระหว่างกันทั้งภายในและภายนอกองค์กร ที่สร้างความเข้าใจให้กับผู้รับได้ง่าย และมีความเข้าใจตรงกัน เช่น จดหมายโต้ตอบ หนังสือเวียน จดหมายข่าว ประกาศ คำสั่ง บันทึกต่าง ๆ เป็นต้น
3.4 เอกสารเป็นสิ่งของประเภทหนึ่ง ที่ใช้ในการตรวจสอบซึ่งแสดงถึงความรับผิดชอบขององค์กรที่มีต่อสาธารณชน เกี่ยวกับการดำเนินงานต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร
3.5 เอกสารเป็นผลพลอยได้ของการดำเนินงานขององค์กร โดยนำข้อมูลเกี่ยวกับบุคคล
องค์กร เหตุการณ์ สถานที่ การเงิน มาประมวลผลจะทำให้เกิดเป็นความรู้ในสาขาวิชาการต่าง ๆ เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจในการบริหารงานขององค์กร เพื่อให้การดำเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้
3.6 เอกสารเป็นทรัพยากรขององค์กรประเภทหนึ่ง ซึ่งข้อมูลในเอกสารสามารถนำมาใช้ประโยชน์ต่อการดำเนินงาน เหมือนกับทรัพยากรประเภทอื่น เช่น ทรัพยากรที่เป็น เงิน บุคคล วัสดุอุปกรณ์ ต่าง ๆ องค์กรจึงต้องจัดทำระบบการบริหารจัดการเอกสารให้มีประสิทธิภาพ
3.7 เอกสารเป็นมรดกทางภูมิปัญญาของสังคม ซึ่งมีความแตกต่างกันในแต่ละยุค แต่ละสมัยทำให้บุคคลรุ่นต่อ ๆ ไป ได้รับทราบข้อมูลจากอดีต จนถึงปัจจุบัน สามารถนำไปสู่การพัฒนาได้เป็นอย่างดี
4. วัตถุประสงค์ของการบริหารงานเอกสาร
การบริหารงานเอกสารที่ดี มีประสิทธิภาพ มีวัตถุประสงค์ดังนี้
4.1 จัดหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างถูกต้อง ทันเวลาต่อการใช้งานและลดต้นทุนในด้านเอกสาร
ขององค์กร
4.2 พัฒนาวิธีการจัดการและดูแลรักษาเอกสารให้สอดคล้องตามระบบวงจรชีวิตเอกสาร
อย่างมีประสิทธิภาพ
4.3 ออกแบบและใช้มาตรฐานที่มีประสิทธิภาพ ในกระบวนการบริหารงานเอกสาร รวมถึง
การใช้วัสดุ อุปกรณ์ต่าง ๆ ได้อย่างเหมาะสม
4.4 ช่วยให้บุคลากรในองค์กรมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร ผ่านวิธีการ
และกระบวนการบริหารงานเอกสาร ตั้งแต่การสร้างเอกสาร การเก็บเอกสาร การควบคุมเอกสารและการทำลายเอกสารได้เป็นอย่างดี
5. องค์ประกอบของการบริหารงานเอกสาร
การบริหารงานเอกสารที่มีประสิทธิภาพของแต่ละองค์กร ต้องมีการมอบหมายหน้าที่ความรับผิดชอบให้กับผู้บริหารงานเอกสาร โดยต้องทำหน้าที่ดังต่อไปนี้
5.1 การวางแผน เป็นการเตรียมการล่วงหน้าในการปฏิบัติงานเอกสาร โดยพิจารณาจาก
ขั้นตอนในการดำเนินงานเกี่ยวกับเอกสารเป็นหลัก รวมถึงการเตรียมวัสดุ อุปกรณ์ และสถานที่
ในการจัดเก็บเอกสาร เตรียมบุคลากรที่มีความรู้ในการจัดเก็บเอกสาร องค์กรจำเป็นต้องกำหนดนโยบายในการปฏิบัติงานเอกสาร ดังนี้
5.1.1 นโยบายบริหารงานเอกสาร กำหนดว่าจะบริหารงานเอกสารในส่วนของสถานที่การจัดเก็บเอกสารไว้ที่ศูนย์กลางของเอกสารแห่งเดียวในองค์กร หรือแยกไว้ตามแผนกหรือหน่วยงานย่อย หรือใช้ทั้ง 2 ระบบ คือ ที่ศูนย์กลางและตามแผนกด้วย รวมถึงการกำหนดแบบฟอร์มในการปฏิบัติงาน ให้เป็นรูปแบบเดียวกันทั้งองค์กร
5.1.2 การฝึกอบรมพนักงาน ให้มีความรู้เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เพื่อให้การ
ปฏิบัติงานด้านเอกสารมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะพนักงานที่ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบเกี่ยวกับงานเอกสาร จะต้องมีความรู้ความสามารถในการปฏิบัติงานด้านเอกสารได้อย่างถูกต้อง โดยทำการฝึกอบรมพนักงานที่รับผิดชอบเกี่ยวกับงานเอกสารก่อนเข้ารับการปฏิบัติงานในหน้าที่
5.1.3 มาตรฐานระบบงาน การบริหารงานเอกสารต้องมีการกำหนดมาตรฐานระดับ
เดียวกันทั้งองค์กร เช่น ใช้ระบบการเก็บเอกสารตามตัวอักษร โดยจำแนกหมวดหมู่เอกสารตาม
ชื่อเรื่อง หรือ ถ้าเป็นองค์กรธุรกิจประเภทประกันภัย ใช้ระบบการเก็บเอกสารตามตัวอักษร โดยจำแนกเอกสารตาม ชื่อ-สกุล ของบุคคล เป็นต้น เพื่อให้การบริหารและการควบคุมเอกสารทำได้ง่ายและสะดวกขึ้น
5.1.4 กำหนดสถานที่เก็บเอกสาร องค์กรต้องกำหนดสถานที่เก็บเอกสารให้สอดคล้องตามนโยบายการบริหารงานเอกสารที่กำหนดให้จัดเก็บเอกสารในรูปแบบใด และจัดสถานที่ให้เป็นสัดส่วนชัดเจนว่าส่วนใดเก็บเอกสารสำคัญ ส่วนใดเก็บเอกสารระหว่างปฏิบัติงาน โดยกำหนดพื้นที่ให้เหมาะสมเพียงพอ และมีความปลอดภัย
5.1.5 กำหนดอายุของเอกสาร เอกสารแต่ละฉบับมีความสำคัญแตกต่างกันและความ
สำคัญของเอกสารจะเป็นตัวกำหนดอายุการเก็บเอกสาร ดังนั้นพนักงานที่มีหน้าที่จัดเก็บเอกสารจะต้องทราบว่าเอกสารประเภทใดเก็บไว้กี่ปี เอกสารชิ้นใดจะต้องเก็บรักษาตลอดไป เอกสารสำคัญมีอะไรบ้าง กรณีที่เป็นองค์กรราชการต้องปฏิบัติตามระเบียบงานสารบรรณของสำนักนายกรัฐมนตรี พ.ศ. 2526 เมื่อครบกำหนดเวลาการเก็บรักษา จะต้องทำลายเอกสาร เพื่อลดต้นทุนในการจัดเก็บ
5.1.6 กำหนดวิธีการโอนเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว ไว้ในแหล่งเก็บเอกสารเฉพาะเพื่อให้มีพื้นที่จัดเก็บเอกสารระหว่างปฏิบัติงานเพียงพอซึ่งจะใช้วิธีการ โอนเป็นงวด ๆ หรือ
โอนต่อเนื่องเรื่อย ๆ ขึ้นอยู่กับปริมาณเอกสาร ตามนโยบายการบริหารงานเอกสาร และวิธีปฏิบัติงานที่กำหนดไว้
5.1.7 การกำหนดวิธีการจัดเก็บเอกสารสำคัญ เอกสารที่มีความสำคัญต่อองค์กร หรือ
เป็นความลับสุดยอดไม่สามารถเปิดเผยให้บุคคลภายนอกรับรู้เช่น สัญญาต่าง ๆ เอกสารทางกฎหมาย กลยุทธ์ทางการค้า ต้องเก็บเอกสารไว้ในแหล่งที่มีความปลอดภัยอย่างรอบคอบ ไม่ให้เกิดความเสียหายต่อองค์กรได้ โดยจัดเก็บในแหล่งเก็บเฉพาะเอกสารสำคัญ ถ้าปริมาณเอกสารสำคัญมีจำนวนมาก อาจจะจัดเก็บแยกตามหมวดหมู่ของเอกสาร หรือ ถ้าปริมาณเอกสารไม่มาก อาจจะจัดเก็บเอกสารรวมกันไว้ในแฟ้มเดียวก็ได้ และเอกสารเหล่านี้ต้องอยู่ในความควบคุมของฝ่ายบริหาร
5.2 การกำหนดหน้าที่และโครงสร้างของงานเอกสาร เป็นการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบ
ของผู้ปฏิบัติงานเอกสาร กำหนดโครงสร้างของงานเอกสาร โดยกำหนดวิธีการจัดเก็บเอกสารขององค์กรในรูปแบบใด ซึ่งวิธีการจัดเก็บเอกสารสามารถจัดเก็บเอกสารไว้ในแหล่งเก็บ 3 รูปแบบ คือ การเก็บเอกสารไว้ที่ศูนย์กลาง (Centralization Filing) การเก็บเอกสารแยกไว้ที่หน่วยงานต่าง ๆ (Decentralization Filing) และการเก็บเอกสารไว้ทั้งที่ศูนย์กลางและหน่วยงานต่าง ๆ (Centralization and Decentralization) โดยการจัดเก็บเอกสารแต่ละรูปแบบ ต้องมีการควบคุมจากส่วนกลาง ดังนั้นควรพิจารณาจากข้อดี ข้อเสียของแต่ละรูปแบบก่อนที่จะกำหนดโครงสร้างของเอกสาร ดังนี้
5.2.1 การเก็บเอกสารไว้ที่ศูนย์กลางแห่งเดียว คือ การกำหนดสถานที่จัดเก็บเอกสารไว้ที่ศูนย์กลางแห่งเดียว มีข้อดี ข้อเสีย ดังนี้
ข้อดี ปริมาณงานและอุปกรณ์ที่ใช้ในการจัดเก็บเอกสารน้อย ควบคุมง่าย บุคลากรมีความชำนาญเฉพาะด้านและทำงานมีประสิทธิภาพ ประหยัดค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรและอุปกรณ์ เอกสารไม่ซ้ำซ้อน เก็บข้อมูลเป็นกลุ่มก้อน เอกสารที่มีความสัมพันธ์กันอยู่ด้วยกัน ทำให้สะดวกในการค้นหาและใช้งาน มีรูปแบบในการปฏิบัติงานชัดเจน ถูกต้อง รวดเร็ว
ข้อเสีย การจัดเก็บเอกสารมีความล่าช้า มีปัญหาในกระบวนการนำส่งเอกสารเข้าแหล่งเก็บเอกสาร ปริมาณเอกสารที่จัดเก็บมากเกินไป เอกสารบางฉบับอาจไม่จำเป็นสำหรับงาน
บางส่วนแต่ต้องนำไปเก็บรวมกันทั้งหมด หน่วยงานต่าง ๆ ขาดความคล่องตัวในการใช้ข้อมูลในเอกสาร
5.2.2 การเก็บเอกสารไว้ที่หน่วยงานต่าง ๆ คือ การกำหนดให้หน่วยงานต่าง ๆ ในองค์กร
จัดเก็บเอกสารของหน่วยงานเอง มีข้อดี ข้อเสีย ดังนี้
ข้อดี มีความเหมาะสมสำหรับข้อมูลที่เป็นความลับ เป็นสัดส่วนเฉพาะส่วนงาน
การจัดเก็บและการนำเอกสารออกมาใช้สะดวกรวดเร็ว ไม่ต้องรอเอกสารจากส่วนกลาง เก็บเฉพาะเอกสารที่จำเป็นและตรงตามความต้องการของแต่ละหน่วยงาน
ข้อเสีย วัสดุ อุปกรณ์ในการจัดเก็บเอกสารและพนักงานต้องกระจายตามหน่วยงานต่าง ๆ ทำให้ไม่ประหยัด และวิธีการปฏิบัติงานทางด้านเอกสารอาจมีความแตกต่างกันขาดการควบคุมจากส่วนกลาง ทำให้มาตรฐานการจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระบบเดียวกัน
5.2.3 การเก็บเอกสารไว้ทั้งที่ศูนย์กลางและที่หน่วยงานต่าง ๆ เป็นการจัดเก็บเอกสาร ที่มี
5.3 การออกแบบระบบจัดเก็บเอกสาร เป็นการกำหนดว่า ให้จัดเก็บเอกสารตามระบบใด
ระบบหนึ่ง ตามความเหมาะสมของแต่ละองค์กร เช่น หน่วยงานราชการควรจัดเก็บเอกสารตามระบบตัวอักษร โดยจำแนกเอกสารตามชื่อเรื่อง โรงพยาบาล ควรจัดเก็บเอกสารตามระบบตัวอักษร โดยจำแนกตามชื่อบุคคล ในส่วนของผู้ป่วย จำแนกตามชื่อเรื่อง ในส่วนของสำนักงาน หรือองค์กรธุรกิจที่ผลิตสินค้าจำหน่ายทั่วประเภท จัดเก็บเอกสารจำแนกตามสถานที่ เป็นต้น
5.4. การเก็บรักษาเอกสาร เป็นการเก็บรักษาเอกสารที่ใช้ในการดำเนินงานขององค์กร และ
เอกสารที่ใช้ในการติดต่อสื่อสารทั้งภายในและ ภายนอกองค์กร โดยแบ่งวิธีการเก็บรักษาเอกสารออกเป็น 2 ส่วน คือ
5.4.1 การเก็บเอกสารในระหว่างปฏิบัติงาน เป็นการเก็บเอกสารที่ยังปฏิบัติไม่แล้วเสร็จถือว่ายังอยู่ในความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติงานหรือผู้รับเรื่องไว้ โดยอาจจะจัดกระบะเก็บเอกสาร
หรือ แฟ้มเก็บเอกสาร สำหรับเก็บเอกสารที่อยู่ในระหว่างปฏิบัติงานรวมกันทุกเรื่อง
5.4.2 การเก็บเอกสารเมื่อปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว พนักงานเก็บเอกสารต้องทำหลักฐานการจัดเก็บ เช่น ทะเบียนเก็บเอกสาร หรือบัตรเก็บเอกสาร หรือทำการโอนเอกสารแยกเก็บไว้ต่างหาก โดยจัดเก็บเอกสารไว้ในแหล่งเก็บถาวร เช่น ตู้เก็บเอกสารแบบต่าง ๆ เพื่อประหยัดต้นทุนในการจัดเก็บเอกสาร
5.5 การควบคุมงานเอกสาร เป็นการตรวจสอบการปฏิบัติงานเอกสารทุกขั้นตอนตั้งแต่การ
ผลิตเอกสาร วิธีการนำไปใช้ การนำเสนอ การรับเอกสาร การค้นหานำมาใช้อ้างอิง การจัดเก็บรักษา และการทำลายเอกสาร ปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยเกี่ยวกับงานเอกสาร คือ การยืมเอกสารไปใช้แล้วไม่ส่งคืน ทำให้ต้องมีการติดตามทวงถามเอกสารคืน หรือการทำเอกสารสูญหาย ซึ่งก่อให้เกิดผลเสียต่อองค์กร ดังนั้นต้องใช้วิธีการควบคุมงานเอกสารทุกขั้นตอนโดยเฉพาะการยืมเอกสาร มีการกำหนดขั้นตอนการยืมเอกสารให้ชัดเจน เช่น การใช้บัตรยืม กำหนดเวลาการยืม จดบันทึกการขอยืม และการติดตามเอกสารที่ถูกยืมไป เพื่อป้องกันการหลงลืมหรือเอกสารสูญหายเป็นต้น การควบคุมงานเอกสารต้องมีการแก้ไขปรับปรุงการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพ เช่น มีการกำหนดศูนย์กลางการควบคุม การให้คำแนะนำ การจัดระบบการบริหารงานเอกสาร การจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานเอกสาร การจัดอบรมระบบและวิธีการจัดเก็บเอกสารให้แก่พนักงาน เป็นต้น
5.6 การทำลายเอกสาร เป็นการนำเอกสารที่ไม่มีประโยชน์แล้ว หรือครบกำหนดอายุการ
เก็บเอกสาร นำเอกสารจากแหล่งเก็บเอกสารออกมาทำลาย เพื่อให้มีพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารที่เข้ามาใหม่ การทำลายเอกสารต้องได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจ อนุมัติให้ทำลายเอกสาร จึงจะทำลายเอกสารได้ การทำลายเอกสารต้องปฏิบัติตามขั้นตอนการทำลายเอกสาร โดยการตั้งคณะกรรมการพิจารณาเอกสารที่จะทำลาย ขออนุมัติทำลายเอกสาร วิธีการทำลายเอกสารที่เป็นกระดาษจะใช้วิธีการเผา หรือวิธีอื่นที่ไม่ก่อให้เกิดความเสียหายต่อองค์กร ส่วนเอกสารที่เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ วิธีการทำลายเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหมือนวิธีการทำลายเอกสารที่เป็นกระดาษแต่การทำลายใช้วิธีการลบข้อมูลออกจากระบบคอมพิวเตอร์เท่านั้น
เครดิต : http://www.phayaotc.ac.th/external_links.php?links=986
ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร
การบริหารงานเอกสาร เป็นการจัดระบบงานเอกสารในองค์กร ให้มีประสิทธิภาพ เอกสารมีความปลอดภัย จัดเก็บเป็นระบบ สามารถสืบค้นมาใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจในการบริหารจัดการองค์กรให้บรรลุวัตถุประสงค์ รวมทั้งสามารถนำข้อมูลมาสร้างกลยุทธ์ในการแข่งขัน สามารถต่อสู้กับคู่แข่งขันในทางธุรกิจได้เป็นอย่างดี เช่น ข้อมูลทางการขาย ข้อมูลทางการเงิน ข้อมูลบุคลากร และการบริหารงานเอกสารเป็นเรื่องที่สำคัญสำหรับทุกองค์กร ในปัจจุบันเอกสารที่มีการติดต่อ เข้า-ออก ในองค์กร อาจจะเป็นจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารที่เป็นกระดาษ ขึ้นอยู่กับนโยบายด้านงานเอกสารขององค์กรนั้น ๆ ในบทนี้จะกล่าวถึงความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการบริหารงานเอกสารที่เป็นกระดาษ ดังรายละเอียดต่อไปนี้
1. ความหมายของเอกสารและการบริหารงานเอกสาร
องค์กรต่าง ๆ ที่มีการดำเนินงานไม่ว่าจะเป็น องค์กรภาครัฐ ภาคเอกชน ที่มีขนาดเล็ก ขนาดกลาง ขนาดใหญ่ ย่อมมีการติดต่อสื่อสารระหว่างกันทั้ง ภายภายใน และภายนอกองค์กร เพื่อสร้างความเข้าใจ ความสัมพันธ์อันดีต่อกัน การติดต่อสื่อสารทางเอกสารก็เป็นเครื่องมือที่นิยมใช้ในการติดต่อสื่อสารประเภทหนึ่ง ที่สามารถทำให้การติดต่อสื่อสารบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร
2. ประเภทของเอกสาร
เอกสารที่ใช้ในการสื่อสารระหว่างองค์กร สามารถจำแนกออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้
2.1 หนังสือเข้า คือ หนังสือที่องค์กรได้รับมาจากภายนอกทุกประเภท ไม่ว่าจะได้รับมาโดยทางไปรษณีย์ พนักงานเดินหนังสือ เครื่องโทรสาร หรือทางระบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น จดหมายโต้ตอบต่าง ๆ ใบสั่งซื้อสินค้า วารสาร รายงานทางการเงิน หรือรายงานอื่น ๆ เป็นต้น
2.2 หนังสือออก คือ หนังสือที่องค์กรส่งไปให้องค์กรอื่น หรือบุคคลภายนอกทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นการจัดส่งทางไปรษณีย์ พนักงานเดินหนังสือ เครื่องโทรสาร หรือ ทางระบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น จดหมายโต้ตอบ รายงานต่าง ๆ โดยหนังสือออก จะต้องทำสำเนาเก็บไว้ในองค์กร อย่างน้อย 1 ฉบับ เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานในกรณีที่ผู้รับหนังสือไม่ได้รับหนังสือ หรือเก็บไว้เป็นข้อมูลในการติดต่อสื่อสารกับองค์กรอื่น ๆ
2.3 หนังสือติดต่อภายในองค์กร คือ เอกสารที่ใช้ดำเนินงานภายในองค์กร เช่น เอกสารการก่อตั้งบริษัทฯ สัญญาต่าง ๆ เอกสารการลงเวลาปฏิบัติงานของพนักงานในองค์กร แบบฟอร์มใบลา เอกสารทางการเงิน ประวัติพนักงาน รายงานการปฏิบัติงาน เอกสารติดต่อระหว่างแผนกงานต่าง ๆ ในองค์กร ส่วนมากจะสร้างแบบฟอร์มขึ้นมาโดยเฉพาะ ซึ่งองค์กรนั้น ๆ เป็นผู้กำหนด เช่น ส่วนราชการจะใช้แบบฟอร์มบันทึกข้อความเหมือนกันทุกองค์กร สำหรับองค์กรเอกชน ก็ใช้แบบฟอร์มบันทึกภายในที่กำหนดรูปแบบเอง อาจจะไม่เหมือนกัน ส่วนมากจะประกอบด้วย แผนกงานที่จัดทำเอกสาร วันเดือนปี ชื่อหรือตำแหน่งผู้รับ ชื่อและตำแหน่งผู้จัดทำบันทึก เรื่องที่ต้องการสื่อสาร หรือวัตถุประสงค์ที่ต้องการ เป็นต้น
3. ความสำคัญของเอกสาร
ในการดำเนินงานขององค์กร แต่ละวันมีการจัดทำเอกสารและใช้เอกสารในการติดต่อ
สื่อสารเป็นจำนวนมาก ซึ่งเอกสารแต่ละฉบับ หรือแต่ละเรื่องอาจจะมีความสำคัญแตกต่างกัน สามารถจำแนกความสำคัญของเอกสารได้ ดังต่อไปนี้
3.1 เอกสารใช้เป็นพยานหลักฐานของการบริหารและการดำเนินงานขององค์กร เช่น คำสั่ง ระเบียบ ประกาศ ข้อบังคับ สัญญาต่าง ๆ หรือเอกสารที่มีการบันทึกสั่งการ การมอบหมายหน้าที่ ใบสำคัญรับเงิน หลักฐานทางการเงิน สามารถนำมาเป็นหลักฐานทางกฎหมายได้เมื่อมีการฟ้องร้องเกิดขึ้น
3.2 เอกสารเป็นพื้นฐานในการทำงานประจำวัน เช่น เอกสารการลงเวลาปฏิบัติงาน การเขียนใบลาป่วย ลากิจ หรือลาพักผ่อน บันทึกการประชุม หนังสือโต้ตอบต่าง ๆ เพื่อให้การดำเนินงานสำเร็จตามที่กำหนด
3.3 เอกสารใช้เป็นสื่อกลางในการติดต่อสื่อสารระหว่างกันทั้งภายในและภายนอกองค์กร ที่สร้างความเข้าใจให้กับผู้รับได้ง่าย และมีความเข้าใจตรงกัน เช่น จดหมายโต้ตอบ หนังสือเวียน จดหมายข่าว ประกาศ คำสั่ง บันทึกต่าง ๆ เป็นต้น
3.4 เอกสารเป็นสิ่งของประเภทหนึ่ง ที่ใช้ในการตรวจสอบซึ่งแสดงถึงความรับผิดชอบขององค์กรที่มีต่อสาธารณชน เกี่ยวกับการดำเนินงานต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร
3.5 เอกสารเป็นผลพลอยได้ของการดำเนินงานขององค์กร โดยนำข้อมูลเกี่ยวกับบุคคล
องค์กร เหตุการณ์ สถานที่ การเงิน มาประมวลผลจะทำให้เกิดเป็นความรู้ในสาขาวิชาการต่าง ๆ เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจในการบริหารงานขององค์กร เพื่อให้การดำเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้
3.6 เอกสารเป็นทรัพยากรขององค์กรประเภทหนึ่ง ซึ่งข้อมูลในเอกสารสามารถนำมาใช้ประโยชน์ต่อการดำเนินงาน เหมือนกับทรัพยากรประเภทอื่น เช่น ทรัพยากรที่เป็น เงิน บุคคล วัสดุอุปกรณ์ ต่าง ๆ องค์กรจึงต้องจัดทำระบบการบริหารจัดการเอกสารให้มีประสิทธิภาพ
3.7 เอกสารเป็นมรดกทางภูมิปัญญาของสังคม ซึ่งมีความแตกต่างกันในแต่ละยุค แต่ละสมัยทำให้บุคคลรุ่นต่อ ๆ ไป ได้รับทราบข้อมูลจากอดีต จนถึงปัจจุบัน สามารถนำไปสู่การพัฒนาได้เป็นอย่างดี
4. วัตถุประสงค์ของการบริหารงานเอกสาร
การบริหารงานเอกสารที่ดี มีประสิทธิภาพ มีวัตถุประสงค์ดังนี้
4.1 จัดหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างถูกต้อง ทันเวลาต่อการใช้งานและลดต้นทุนในด้านเอกสาร
ขององค์กร
4.2 พัฒนาวิธีการจัดการและดูแลรักษาเอกสารให้สอดคล้องตามระบบวงจรชีวิตเอกสาร
อย่างมีประสิทธิภาพ
4.3 ออกแบบและใช้มาตรฐานที่มีประสิทธิภาพ ในกระบวนการบริหารงานเอกสาร รวมถึง
การใช้วัสดุ อุปกรณ์ต่าง ๆ ได้อย่างเหมาะสม
4.4 ช่วยให้บุคลากรในองค์กรมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร ผ่านวิธีการ
และกระบวนการบริหารงานเอกสาร ตั้งแต่การสร้างเอกสาร การเก็บเอกสาร การควบคุมเอกสารและการทำลายเอกสารได้เป็นอย่างดี
5. องค์ประกอบของการบริหารงานเอกสาร
การบริหารงานเอกสารที่มีประสิทธิภาพของแต่ละองค์กร ต้องมีการมอบหมายหน้าที่ความรับผิดชอบให้กับผู้บริหารงานเอกสาร โดยต้องทำหน้าที่ดังต่อไปนี้
5.1 การวางแผน เป็นการเตรียมการล่วงหน้าในการปฏิบัติงานเอกสาร โดยพิจารณาจาก
ขั้นตอนในการดำเนินงานเกี่ยวกับเอกสารเป็นหลัก รวมถึงการเตรียมวัสดุ อุปกรณ์ และสถานที่
ในการจัดเก็บเอกสาร เตรียมบุคลากรที่มีความรู้ในการจัดเก็บเอกสาร องค์กรจำเป็นต้องกำหนดนโยบายในการปฏิบัติงานเอกสาร ดังนี้
5.1.1 นโยบายบริหารงานเอกสาร กำหนดว่าจะบริหารงานเอกสารในส่วนของสถานที่การจัดเก็บเอกสารไว้ที่ศูนย์กลางของเอกสารแห่งเดียวในองค์กร หรือแยกไว้ตามแผนกหรือหน่วยงานย่อย หรือใช้ทั้ง 2 ระบบ คือ ที่ศูนย์กลางและตามแผนกด้วย รวมถึงการกำหนดแบบฟอร์มในการปฏิบัติงาน ให้เป็นรูปแบบเดียวกันทั้งองค์กร
5.1.2 การฝึกอบรมพนักงาน ให้มีความรู้เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เพื่อให้การ
ปฏิบัติงานด้านเอกสารมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะพนักงานที่ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบเกี่ยวกับงานเอกสาร จะต้องมีความรู้ความสามารถในการปฏิบัติงานด้านเอกสารได้อย่างถูกต้อง โดยทำการฝึกอบรมพนักงานที่รับผิดชอบเกี่ยวกับงานเอกสารก่อนเข้ารับการปฏิบัติงานในหน้าที่
5.1.3 มาตรฐานระบบงาน การบริหารงานเอกสารต้องมีการกำหนดมาตรฐานระดับ
เดียวกันทั้งองค์กร เช่น ใช้ระบบการเก็บเอกสารตามตัวอักษร โดยจำแนกหมวดหมู่เอกสารตาม
ชื่อเรื่อง หรือ ถ้าเป็นองค์กรธุรกิจประเภทประกันภัย ใช้ระบบการเก็บเอกสารตามตัวอักษร โดยจำแนกเอกสารตาม ชื่อ-สกุล ของบุคคล เป็นต้น เพื่อให้การบริหารและการควบคุมเอกสารทำได้ง่ายและสะดวกขึ้น
5.1.4 กำหนดสถานที่เก็บเอกสาร องค์กรต้องกำหนดสถานที่เก็บเอกสารให้สอดคล้องตามนโยบายการบริหารงานเอกสารที่กำหนดให้จัดเก็บเอกสารในรูปแบบใด และจัดสถานที่ให้เป็นสัดส่วนชัดเจนว่าส่วนใดเก็บเอกสารสำคัญ ส่วนใดเก็บเอกสารระหว่างปฏิบัติงาน โดยกำหนดพื้นที่ให้เหมาะสมเพียงพอ และมีความปลอดภัย
5.1.5 กำหนดอายุของเอกสาร เอกสารแต่ละฉบับมีความสำคัญแตกต่างกันและความ
สำคัญของเอกสารจะเป็นตัวกำหนดอายุการเก็บเอกสาร ดังนั้นพนักงานที่มีหน้าที่จัดเก็บเอกสารจะต้องทราบว่าเอกสารประเภทใดเก็บไว้กี่ปี เอกสารชิ้นใดจะต้องเก็บรักษาตลอดไป เอกสารสำคัญมีอะไรบ้าง กรณีที่เป็นองค์กรราชการต้องปฏิบัติตามระเบียบงานสารบรรณของสำนักนายกรัฐมนตรี พ.ศ. 2526 เมื่อครบกำหนดเวลาการเก็บรักษา จะต้องทำลายเอกสาร เพื่อลดต้นทุนในการจัดเก็บ
5.1.6 กำหนดวิธีการโอนเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว ไว้ในแหล่งเก็บเอกสารเฉพาะเพื่อให้มีพื้นที่จัดเก็บเอกสารระหว่างปฏิบัติงานเพียงพอซึ่งจะใช้วิธีการ โอนเป็นงวด ๆ หรือ
โอนต่อเนื่องเรื่อย ๆ ขึ้นอยู่กับปริมาณเอกสาร ตามนโยบายการบริหารงานเอกสาร และวิธีปฏิบัติงานที่กำหนดไว้
5.1.7 การกำหนดวิธีการจัดเก็บเอกสารสำคัญ เอกสารที่มีความสำคัญต่อองค์กร หรือ
เป็นความลับสุดยอดไม่สามารถเปิดเผยให้บุคคลภายนอกรับรู้เช่น สัญญาต่าง ๆ เอกสารทางกฎหมาย กลยุทธ์ทางการค้า ต้องเก็บเอกสารไว้ในแหล่งที่มีความปลอดภัยอย่างรอบคอบ ไม่ให้เกิดความเสียหายต่อองค์กรได้ โดยจัดเก็บในแหล่งเก็บเฉพาะเอกสารสำคัญ ถ้าปริมาณเอกสารสำคัญมีจำนวนมาก อาจจะจัดเก็บแยกตามหมวดหมู่ของเอกสาร หรือ ถ้าปริมาณเอกสารไม่มาก อาจจะจัดเก็บเอกสารรวมกันไว้ในแฟ้มเดียวก็ได้ และเอกสารเหล่านี้ต้องอยู่ในความควบคุมของฝ่ายบริหาร
5.2 การกำหนดหน้าที่และโครงสร้างของงานเอกสาร เป็นการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบ
ของผู้ปฏิบัติงานเอกสาร กำหนดโครงสร้างของงานเอกสาร โดยกำหนดวิธีการจัดเก็บเอกสารขององค์กรในรูปแบบใด ซึ่งวิธีการจัดเก็บเอกสารสามารถจัดเก็บเอกสารไว้ในแหล่งเก็บ 3 รูปแบบ คือ การเก็บเอกสารไว้ที่ศูนย์กลาง (Centralization Filing) การเก็บเอกสารแยกไว้ที่หน่วยงานต่าง ๆ (Decentralization Filing) และการเก็บเอกสารไว้ทั้งที่ศูนย์กลางและหน่วยงานต่าง ๆ (Centralization and Decentralization) โดยการจัดเก็บเอกสารแต่ละรูปแบบ ต้องมีการควบคุมจากส่วนกลาง ดังนั้นควรพิจารณาจากข้อดี ข้อเสียของแต่ละรูปแบบก่อนที่จะกำหนดโครงสร้างของเอกสาร ดังนี้
5.2.1 การเก็บเอกสารไว้ที่ศูนย์กลางแห่งเดียว คือ การกำหนดสถานที่จัดเก็บเอกสารไว้ที่ศูนย์กลางแห่งเดียว มีข้อดี ข้อเสีย ดังนี้
ข้อดี ปริมาณงานและอุปกรณ์ที่ใช้ในการจัดเก็บเอกสารน้อย ควบคุมง่าย บุคลากรมีความชำนาญเฉพาะด้านและทำงานมีประสิทธิภาพ ประหยัดค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรและอุปกรณ์ เอกสารไม่ซ้ำซ้อน เก็บข้อมูลเป็นกลุ่มก้อน เอกสารที่มีความสัมพันธ์กันอยู่ด้วยกัน ทำให้สะดวกในการค้นหาและใช้งาน มีรูปแบบในการปฏิบัติงานชัดเจน ถูกต้อง รวดเร็ว
ข้อเสีย การจัดเก็บเอกสารมีความล่าช้า มีปัญหาในกระบวนการนำส่งเอกสารเข้าแหล่งเก็บเอกสาร ปริมาณเอกสารที่จัดเก็บมากเกินไป เอกสารบางฉบับอาจไม่จำเป็นสำหรับงาน
บางส่วนแต่ต้องนำไปเก็บรวมกันทั้งหมด หน่วยงานต่าง ๆ ขาดความคล่องตัวในการใช้ข้อมูลในเอกสาร
5.2.2 การเก็บเอกสารไว้ที่หน่วยงานต่าง ๆ คือ การกำหนดให้หน่วยงานต่าง ๆ ในองค์กร
จัดเก็บเอกสารของหน่วยงานเอง มีข้อดี ข้อเสีย ดังนี้
ข้อดี มีความเหมาะสมสำหรับข้อมูลที่เป็นความลับ เป็นสัดส่วนเฉพาะส่วนงาน
การจัดเก็บและการนำเอกสารออกมาใช้สะดวกรวดเร็ว ไม่ต้องรอเอกสารจากส่วนกลาง เก็บเฉพาะเอกสารที่จำเป็นและตรงตามความต้องการของแต่ละหน่วยงาน
ข้อเสีย วัสดุ อุปกรณ์ในการจัดเก็บเอกสารและพนักงานต้องกระจายตามหน่วยงานต่าง ๆ ทำให้ไม่ประหยัด และวิธีการปฏิบัติงานทางด้านเอกสารอาจมีความแตกต่างกันขาดการควบคุมจากส่วนกลาง ทำให้มาตรฐานการจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระบบเดียวกัน
5.2.3 การเก็บเอกสารไว้ทั้งที่ศูนย์กลางและที่หน่วยงานต่าง ๆ เป็นการจัดเก็บเอกสาร ที่มี
5.3 การออกแบบระบบจัดเก็บเอกสาร เป็นการกำหนดว่า ให้จัดเก็บเอกสารตามระบบใด
ระบบหนึ่ง ตามความเหมาะสมของแต่ละองค์กร เช่น หน่วยงานราชการควรจัดเก็บเอกสารตามระบบตัวอักษร โดยจำแนกเอกสารตามชื่อเรื่อง โรงพยาบาล ควรจัดเก็บเอกสารตามระบบตัวอักษร โดยจำแนกตามชื่อบุคคล ในส่วนของผู้ป่วย จำแนกตามชื่อเรื่อง ในส่วนของสำนักงาน หรือองค์กรธุรกิจที่ผลิตสินค้าจำหน่ายทั่วประเภท จัดเก็บเอกสารจำแนกตามสถานที่ เป็นต้น
5.4. การเก็บรักษาเอกสาร เป็นการเก็บรักษาเอกสารที่ใช้ในการดำเนินงานขององค์กร และ
เอกสารที่ใช้ในการติดต่อสื่อสารทั้งภายในและ ภายนอกองค์กร โดยแบ่งวิธีการเก็บรักษาเอกสารออกเป็น 2 ส่วน คือ
5.4.1 การเก็บเอกสารในระหว่างปฏิบัติงาน เป็นการเก็บเอกสารที่ยังปฏิบัติไม่แล้วเสร็จถือว่ายังอยู่ในความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติงานหรือผู้รับเรื่องไว้ โดยอาจจะจัดกระบะเก็บเอกสาร
หรือ แฟ้มเก็บเอกสาร สำหรับเก็บเอกสารที่อยู่ในระหว่างปฏิบัติงานรวมกันทุกเรื่อง
5.4.2 การเก็บเอกสารเมื่อปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว พนักงานเก็บเอกสารต้องทำหลักฐานการจัดเก็บ เช่น ทะเบียนเก็บเอกสาร หรือบัตรเก็บเอกสาร หรือทำการโอนเอกสารแยกเก็บไว้ต่างหาก โดยจัดเก็บเอกสารไว้ในแหล่งเก็บถาวร เช่น ตู้เก็บเอกสารแบบต่าง ๆ เพื่อประหยัดต้นทุนในการจัดเก็บเอกสาร
5.5 การควบคุมงานเอกสาร เป็นการตรวจสอบการปฏิบัติงานเอกสารทุกขั้นตอนตั้งแต่การ
ผลิตเอกสาร วิธีการนำไปใช้ การนำเสนอ การรับเอกสาร การค้นหานำมาใช้อ้างอิง การจัดเก็บรักษา และการทำลายเอกสาร ปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยเกี่ยวกับงานเอกสาร คือ การยืมเอกสารไปใช้แล้วไม่ส่งคืน ทำให้ต้องมีการติดตามทวงถามเอกสารคืน หรือการทำเอกสารสูญหาย ซึ่งก่อให้เกิดผลเสียต่อองค์กร ดังนั้นต้องใช้วิธีการควบคุมงานเอกสารทุกขั้นตอนโดยเฉพาะการยืมเอกสาร มีการกำหนดขั้นตอนการยืมเอกสารให้ชัดเจน เช่น การใช้บัตรยืม กำหนดเวลาการยืม จดบันทึกการขอยืม และการติดตามเอกสารที่ถูกยืมไป เพื่อป้องกันการหลงลืมหรือเอกสารสูญหายเป็นต้น การควบคุมงานเอกสารต้องมีการแก้ไขปรับปรุงการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพ เช่น มีการกำหนดศูนย์กลางการควบคุม การให้คำแนะนำ การจัดระบบการบริหารงานเอกสาร การจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานเอกสาร การจัดอบรมระบบและวิธีการจัดเก็บเอกสารให้แก่พนักงาน เป็นต้น
5.6 การทำลายเอกสาร เป็นการนำเอกสารที่ไม่มีประโยชน์แล้ว หรือครบกำหนดอายุการ
เก็บเอกสาร นำเอกสารจากแหล่งเก็บเอกสารออกมาทำลาย เพื่อให้มีพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารที่เข้ามาใหม่ การทำลายเอกสารต้องได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจ อนุมัติให้ทำลายเอกสาร จึงจะทำลายเอกสารได้ การทำลายเอกสารต้องปฏิบัติตามขั้นตอนการทำลายเอกสาร โดยการตั้งคณะกรรมการพิจารณาเอกสารที่จะทำลาย ขออนุมัติทำลายเอกสาร วิธีการทำลายเอกสารที่เป็นกระดาษจะใช้วิธีการเผา หรือวิธีอื่นที่ไม่ก่อให้เกิดความเสียหายต่อองค์กร ส่วนเอกสารที่เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ วิธีการทำลายเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหมือนวิธีการทำลายเอกสารที่เป็นกระดาษแต่การทำลายใช้วิธีการลบข้อมูลออกจากระบบคอมพิวเตอร์เท่านั้น
เครดิต : http://www.phayaotc.ac.th/external_links.php?links=986